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Cómo reducir costes en las pymes sin descuidar la calidad

En la actualidad, los directivos se enfrentan a una gran cantidad de cambios y tendencias sin precedentes. Las exigencias de ser globales, de crecer gastando el menor capital posible, de responder a las crisis y oportunidades de la economía, de crear una fuerza laboral polivalente y sobre todo, se enfrentan a la necesidad de reducir costes.


Cuando se piensa en la reducción de costes en las empresas, la mirada suele estar puesta en la posible reducción de puestos de trabajo. Lo cierto que para la viabilidad de una empresa, la buena gestión de recursos es clave para la continuidad del negocio. En empresas pequeñas y medianas, la reducción cuantitativa es tan evidente como la cualitativa. Porque tras los números, hay personas, familias y proyectos vitales que repercuten en la memoria de la empresa.

Muchas pequeñas empresas familiares, no siempre incluyen en su presupuesto la inclusión de un estudio exhaustivo sobre la reducción de los costes. Esto hace que cuando el presupuesto es superior a las ganancias, la disminución del gasto se hace de forma informal y se programan cambios precipitados como el pasaje de una sociedad tripartita a una sociedad de dos socios, o bien o el despido de una parte del personal, o bien la reestructuración o la eliminación de ciertos proveedores. A veces, estas acciones provocan una irremediable disminución de la calidad. Porque no todas las empresas están dispuestas a pasar por un proceso de auditoría, un informe diagnosis, un plan de objetivos y de acciones, la implementación del plan y el seguimiento de su ejecución. Muchas pymes quieren reducir costes y lo más fácil suele ser subcontratar becarios y prescindir del talento de un puesto senior. Varios puestos de becarios reducen costes pero no aseguran calidad ni la buena gestión para lidiar con los obstáculos que surgen en toda empresa, ya sea microempresa, familiar, mediana o pequeña. No es lo mismo contratar un informático con experiencia en diversos lenguajes de programación que dos becarios que están terminando cursos de ingeniería.

Otras empresas asumen sus problemas de gestión del equipo humano, reconocen estar pasando por una situación conflictiva y recurren a expertos en procesos de auditoría, selección y formación. La acción de nuestra consultora Single Coach en formación a trabajadores y ejecutivos en temas de Liderazgo, Coaching, Inteligencia Emocional y Gestión del tiempo y el estrés suele surgir tras la acción de expertos como por ejemplo, el Gabinete Martínez Comín, especialistas en estudios de clima organizativo, planes de fidelización, polivalencia y outplacement. Este último proceso, que implica la reorientación de un ejecutivo tras ser despedido por una reestructura de su empresa, es vital en el actual mundo empresarial, tan dinámico e inestable. Se debe reorientar positivamente a los ejecutivos que se desvinculan para redefinir su horizonte profesional. Ya hace unos años, en los cursos de management que dirigía Peter Drucker en Estados Unidos, una de las cosas que más llamaba la atención era la creciente presencia de personas con un promedio de 40-45 años que no soñaban con permanecer toda la vida en su empresa actual. La movilidad y las posibilidades de cambio son las grandes constantes del mundo de hoy.

Por eso, cuando se plantea un plan de reducción de costes, se debe actuar sobre los aspectos clave de la compañía: la plantilla, costes de estructura, organización, consumibles, servicios externos. De esta forma se detectarán los puntos fuertes y débiles de la empresa, y así se verán las áreas a mejorar y se detectarán los gastos que se pueden evitar, que pueden significar la eliminación de un coche de empresa, o la modificación de viajes a Madrid-Barcelona por medio del AVE sin necesidad de recurrir al puente aéreo, o establecer menos noches de hotel en viajes de negocios.

En conclusión, la reducción de los gastos de una empresa no implica necesariamente hacer un recorte de personal, sino se trata de estudiar minuciosamente la estructura organizativa e implementar un sistema que nos permita quitar los gastos superfluos, reducir el tiempo de ocio de las máquinas o de la oficina, mejorar los equipos informáticos, fomentar la flexibilidad laboral. Algunos de estos aspectos pueden repercutir al comienzo en el salario pero más adelante pueden acarrear una mejor calidad de vida y una manera de conciliar vida personal con laboral.

Puedes leer el artículo en la sección Novedades de Single Coach

(**) Este artículo se publicó en la revista Top Franquicias del mes de mayo de 2008

Las vacaciones y el tiempo para una pausa

El verano parece ser la estación ideal para disfrutar del amor y de la amistad, hacer ese viaje que teníamos postergado, cambiar ese hábito que me ha traído problemas con los otros. También es la etapa ideal para revisar nuestras dudas y certezas y emprender un nuevo camino en caso que sea necesario. Pero sobre todo es el tiempo para hacer eso que no siempre tenemos tiempo. Y para dejar de vivir tan acelerados. El verano y las vacaciones no nos permitirán detener el tiempo pero sí disfrutarlo más, sin agobios ni presiones.

Buen tiempo para el amor

Los expertos señalan que las feromonas humanas, esas sustancias causantes de la atracción entre hombre y mujer, tienen un efecto mayor con los primeros calores. Sucede que con el alargamiento del día, el calor provoca que las personas pasen más tiempo fuera de casa: paseando, haciendo compras, disfrutando la playa o en la piscina. Del mismo modo, las personas parecen más propensas a relacionarse. Además de ser un buen momento para comenzar a ocuparse de uno mismo y dejarse de preocupar por cosas vanas e inútiles, las vacaciones son también un buen momento para mostrarnos más abiertos al contacto con el otro.

Otros dicen que las vacaciones son el desencadenante de rupturas. La rutina y los hábitos de cada uno se ponen en juego aquí. Él puede pensar que las vacaciones son un momento ideal para descansar y alejarse de todo contacto con el exterior. Y ella puede pensar que es el momento perfecto para salir, divertirse, practicar diversos deportes y disfrutar de todas las excursiones que se presenten. En este caso, se hace imprescindible que cada uno respete los gustos del otro sin dejar de ser ellos mismos.

Cuando surge el conflicto ante la diferencia, resulta beneficioso revisar, analizar y discutir sin faltar el respeto. La negociación es básica en el amor. Por tanto, puede que ella prefiera salir de compras por los mercados del pueblo y él prefiera yacer en su tumbona, dormitando o leyendo el periódico. Eso no quiere decir que sean incompatibles. Simplemente que en ese momento les apetece distintas cosas. Respetar los tiempos de cada uno es primordial para lograr una buena relación. En este caso, lo más efectivo sería acordar que ella vaya a sus compras, él permanezca tumbado y luego se encuentren en el chiringuito de una playa cercana.

Tiempo de reencuentro con amigos y familiares

Durante nuestras vacaciones, podemos enfocarnos en proyectos que habíamos dejado pendientes. Una salida a pescar con algún familiar, un fin de semana con amigos, una cena pendiente con compañeros de trabajo. Después de todo, no hay mejor tiempo perdido que el tiempo invertido con nuestros afectos.

Aprovechar las vacaciones para emplear bien el tiempo

Para conocer el verdadero valor del tiempo, debemos disfrutarlo y no sentirlo como algo que se nos evade. Si empleamos mal el tiempo, es natural que nos quejemos de su brevedad. Efectivamente, tenemos un 7 por ciento más de tiempo que antes, pero queremos realizar un 20 por ciento más de tareas. Antes era suficiente con satisfacer las necesidades más básicas, mientras que hoy no somos capaces de seleccionar las numerosas opciones que tenemos.
Nuestros deseos crecen con mayor rapidez que el tiempo que tenemos para satisfacerlos. No busquemos en otra parte la raíz profunda de nuestra sensación de falta de tiempo.

El único tiempo que puedes controlar es lo que hagas en tu agenda de 24 horas. Tú decides tus horas de descanso, de sueño e incluso de oficina, porque puedes decidir cómo organizarte. Si antes de partir de vacaciones, solías tener esas agendas colmadas, que te dejaban con agotamiento, puedes comenzar a renunciar y priorizar. Lo primero que tienes que hacer es reconocer dónde estás, actuar en los asuntos significativos y eliminar todo lo que te está quitando tiempo de otras actividades.

Preocuparse por algo no implica progresar en ello. Generalmente, existe una relación inversa entre las preocupaciones que tenemos en mente y lo que en efecto hacemos por resolverlas.

El verano y las vacaciones pueden ser un buen momento para que dejemos de ser tan exigentes con nosotros mismos. Podemos aprender que no pasa nada malo con las cosas que aún no hemos hecho. Debemos tratar de ser eficaces pero estar en paz cuando no hemos podido terminar algo.

Debes tomar conciencia y decidir a qué queremos dedicar nuestro tiempo, poner prioridades, saber decir ‘no’ y ser valiente, porque pueden verte como un bicho raro por no haber visto el último partido del Mundial. La reserva de tiempo para uno mismo es esencial. Podemos aprovechar las vacaciones para crear el hábito de estar solos un rato al día. Parar un momento para decidir dónde voy y cómo voy.

¿Podemos reaprender a vivir en el verano? En cualquier momento del año, podemos decidir que somos los dueños de nuestra vida. Nadie más que nosotros. Ni mi padre, ni mi jefe, ni mi pareja, solamente yo puedo decidir sobre lo que me hace feliz. Para ello, debo ser responsable y elegir sobre lo mejor para mí en cada momento.

Elegir lleva riesgos y responsabilidades, pero a la larga es siempre grato. El lector, que ha decidido leer este post, ya ha elegido. Se ha dado unos minutos para sí mismo, para observar y reflexionar. Ha sabido encontrar tiempo, mejor dicho, ha aprendido a concedérselo. En una época en la que vivimos inmersos en una carrera diaria, la persona que se permite un espacio a la reflexión asume una actitud casi heroica. Ha dado el primer gran paso para disfrutar de una vida plena.

El dominio del tiempo tiene dos objetivos. El más evidente es ser más eficaz. El más rico y raro es aprender de nuevo a gozar del instante con aquella intensidad que conocimos, cuando éramos niños y nos bastaba disfrutar de la sensación de los rayos de sol en nuestra piel y el aroma de los bosques de pino.

Carl Honoré, autor de “Elogio de la lentitud”(RBA, 2005) decidió escribir su libro al disfrutar especialmente un cuento de un sólo minuto. Pensó que era una muy buena idea para contentar a un niño. Cuando recapacitó, se asustó y pensó que estamos viviendo un tiempo muy acelerado, lo que él califica la “orgía de la aceleración”. Su libro, basado en el movimiento slow, invita a un disfrute de la lentitud. Sus orígenes están en el movimiento “slow food”(comida lenta), que nace en Italia en oposición a la “fast food”(comida rápida) y promueve volver a saborear la comida y los aromas. Ya son cuarenta y dos países los que la siguen. Inspiradas en el movimiento, surgen en Italia las “ciudades lentas”. Hay treinta y dos localidades comprometidas a reducir el tráfico, evitar alarmas, aumentar zonas verdes y sistemas ecológicos y huir de luces de neón o vallas de publicidad. El movimiento no ha hecho más que empezar.También ha surgido el “slow sex”, que invita a disfrutar del sexo sin prisas, y el “slow schooling”, un sistema escolar menos estresante. Los dejo aquí con un programa que hice en “Hola Barcelona” de BTV, justamente hablando sobre vacaciones y el disfrute del tiempo: